Bordro, çalışanın her ay en yakından takip ettiği belgedir. Küçük bir hata bile çalışan memnuniyetini zedeler, düzeltme işlemleri için zaman harcatır ve bazı durumlarda idari yaptırımlarla sonuçlanabilir. Üstelik bordro hataları çoğunlukla hesaplamadan değil, sürecin daha başındaki eksik ya da yanlış bilgiden kaynaklanır.
Bu yazıda bordro sürecinde sık karşılaşılan hataları ve bunları önlemek için kurulabilecek basit kontrolleri ele alıyoruz.
Hatalar çoğunlukla puantajda başlar
Bordronun doğruluğu, ona giren verinin doğruluğuna bağlıdır. En sık görülen sorunlar şunlardır:
- Fazla mesai saatlerinin eksik ya da geç bildirilmesi
- İzin, rapor ve devamsızlık günlerinin puantaja işlenmemesi
- Ay ortasında işe giren ya da ayrılan çalışanların gün sayısının yanlış hesaplanması
- Vardiya değişikliklerinin kayıtlara yansımaması
Önlem
Puantajın kapanış tarihini netleştirin ve bu tarihten sonra gelen değişiklikleri ayrı bir listede toplayın. Bölüm sorumlularından puantajı onaylamalarını istemek, hataların bordroya ulaşmadan yakalanmasını sağlar.
Güncel olmayan parametreler
Asgari ücret, prim tavanları, vergi dilimleri ve istisnalar belirli dönemlerde değişir. Bordro programındaki parametrelerin güncellenmemesi, o dönemin tüm bordrolarını etkileyen toplu bir hataya dönüşür.
Önlem
Her dönem başında yürürlüğe giren değişiklikleri kontrol eden bir liste tutun. Değişiklik olan aylarda ilk bordroları bir örneklem üzerinden elle kontrol etmek, toplu hatayı erkenden ortaya çıkarır.
Yan hakların yanlış işlenmesi
Yemek, yol, prim, ikramiye ve benzeri ödemelerin vergi ve sigorta açısından nasıl değerlendirileceği ödemenin türüne ve şekline göre farklılık gösterir. Bu ödemelerin hepsini aynı şekilde bordroya eklemek, hem fazla hem de eksik kesinti yapılmasına yol açabilir.
Önlem
Şirketinizde uygulanan her yan hakkı bir kez tanımlayın: nasıl ödendiğini, bordroda hangi kalem olarak yer aldığını ve vergi ile sigorta açısından nasıl değerlendirildiğini yazılı hale getirin. Yeni bir yan hak eklendiğinde bu tanımı bir uzmana kontrol ettirin.
Teşviklerin takip edilmemesi
İşverenler, belirli koşulları sağlayan çalışanlar için çeşitli sigorta prim ve vergi teşviklerinden yararlanabilir. Ancak teşvikler kendiliğinden uygulanmaz: koşulların takip edilmesi, bildirimlerin doğru yapılması ve sürelerin kaçırılmaması gerekir.
Sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:
- Yararlanılabilecek bir teşvikin hiç fark edilmemesi
- Koşulları artık sağlanmayan bir teşvikin uygulanmaya devam edilmesi
- Borç ya da bildirim gecikmesi nedeniyle teşvik hakkının kaybedilmesi
Önlem
İşe giren her çalışan için hangi teşviklerden yararlanılabileceğini kontrol edin ve uygulanan teşvikleri dönem dönem gözden geçirin. Hatalı uygulanan teşvikler geriye dönük olarak geri istenebileceği için bu kontrol yalnızca kazanç değil, risk yönetimi açısından da önemlidir.
Çıkış işlemlerinde eksik hesaplamalar
İşten ayrılan çalışanın son bordrosu; kullanılmayan izin ücreti, varsa kıdem ve ihbar tazminatı ile kesintiler nedeniyle en çok hata yapılan bordrolardan biridir.
Önlem
Çıkış işlemleri için ayrı bir kontrol listesi kullanın ve son bordroyu, imzalanmadan önce ikinci bir kişiye kontrol ettirin.
Bordroyu dış kaynağa vermek
Bordro süreci, mevzuat takibi ve düzenli kontrol gerektiren uzmanlık işidir. Birçok işletme bu nedenle bordrolamayı dış kaynağa vererek kendi ekibinin zamanını asıl işe ayırmayı tercih eder. Bu yolu seçerseniz puantaj verisinin nasıl ve ne zaman iletileceğini, kontrol sorumluluğunun nasıl paylaşılacağını baştan belirlemeniz önemlidir.
Bordrolama ve teşvik takibi hakkında bilgi almak için Bordrolama ve Teşvik Danışmanlığı sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.